Polisi Preifatrwydd Data
POLISI PREIFATRWYDD DATA UN LLAIS CYMRU
Cyflwyniad a Chefndir
Mae’r polisi hwn yn ddatganiad gan Un Llais Cymru am sut mae’n ceisio cyflawni ei rwymedigaethau o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018 mewn perthynas â phreifatrwydd o ran data personol. Dylid ei ddarllen ar y cyd â Pholisi Diogelu Data Un Llais Cymru a Hysbysiadau Preifatrwydd Un Llais Cymru, sy’n amlinellu’n fanwl sut mae data personol yn cael ei ddefnyddio a pha hawliau sydd gan bob gwrthrych data. (Mae un Hysbysiad Preifatrwydd yn ymdrin â’r cyhoedd, tra bod y llall ar gyfer staff Un Llais Cymru a deiliaid swyddi allweddol).
Eich data personol – beth ydyw?
“Data personol” yw unrhyw wybodaeth am unigolyn byw sy’n caniatáu iddynt gael eu hadnabod o’r data hwnnw (er enghraifft enw, ffotograffau, fideos, cyfeiriad e-bost neu gyfeiriad cartref). Gellir adnabod yr unigolyn o’r eitemau data hyn yn unig neu ar y cyd ag unrhyw ddata personol arall. Mae prosesu data personol yn cael ei lywodraethu gan ddeddfwriaeth sy’n ymwneud â data personol sy’n berthnasol yn y Deyrnas Unedig yn cynnwys y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) a deddfwriaeth leol arall sy’n ymwneud â data personol a hawliau megis y Ddeddf Hawliau Dynol.
Gwybodaeth gyffredinol
Darperir y Polisi Preifatrwydd hwn i chi gan Un Llais Cymru, sef y rheolydd data ar gyfer eich data. Cyfeiriad Un Llais Cymru ar gyfer gohebiaeth yw 24c Stryd y Coleg, Rhydaman, Sir Gaerfyrddin, SA18 3AF. Casglir rhywfaint o ddata personol o wefan Un Llais Cymru; cyfeiriad y wefan yw: https://www.unllaiscymru.cymru
Rheolyddion data
Rheolydd data yw person neu sefydliad sy’n penderfynu sut a beth wrth brosesu data (er enghraifft, sefydliad fel Un Llais Cymru), ac mae gan reolyddion data nifer o rwymedigaethau pwysig yn ôl y gyfraith i barchu data personol. Mae gan rai sefydliadau drefniadau rheoli ar y cyd â sefydliadau eraill. Mae’n bosibl y bydd gan sefydliadau hefyd reolwyr data eraill y byddant yn trosglwyddo rhai eitemau o ddata personol iddynt, er enghraifft, Llywodraeth Cymru, awdurdodau lleol, aelod-gynghorau, contractwyr neu asiantaethau gwirio credyd.
Pa ddata personol a gesglir
Mae Un Llais Cymru yn casglu gwahanol gategorïau o ddata personol, fel a ganlyn:
Enwau, teitlau, arallenwau, ffotograffau.
Manylion cyswllt fel rhifau ffôn, cyfeiriadau a chyfeiriadau e-bost.
Lle maent yn berthnasol i’r gwasanaethau a ddarperir gan Un Llais Cymru, neu lle byddwch yn eu darparu i ni, mae’n bosibl y byddwn yn prosesu gwybodaeth ddemograffig o’r fath, megis rhyw, oedran, statws priodasol, cenedligrwydd, addysg/hanes gwaith;
Lle rydych yn talu am, neu’n cael eich talu am, unrhyw wasanaethau, digwyddiadau neu weithgareddau ariannol, dynodwyr fel rhifau cyfrif banc, rhifau cardiau talu; dynodwyr taliadau/trafodion, rhifau polisi a rhifau hawlio.
[Gall y data rydym yn ei brosesu gynnwys data personol sensitif neu gategorïau data arbennig eraill megis tarddiad hiliol neu ethnig, iechyd meddwl a chorfforol, manylion anafiadau, meddyginiaeth/triniaeth a dderbyniwyd, credoau gwleidyddol, aelodaeth undeb llafur, data genetig, data biometreg, data sy’n ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol];
[Mewn perthynas â data personol a gesglir trwy wefan Un Llais Cymru, gallai’r data hwn gynnwys gwybodaeth am weithgaredd (gan gynnwys data ymddygiad defnyddwyr), ar gyfer er enghraifft, gwybodaeth am gysoni â meddalwedd neu wasanaethau eraill, rhyngweithio â chyfryngau cymdeithasol (swyddogaethol a/neu farchnata), gwybodaeth am daliadau, mynediad at broffiliau cyfryngau cymdeithasol a gwybodaeth ddemograffig];
[Mewn perthynas â gwybodaeth a gesglir yn awtomatig trwy ddefnyddio’r gwasanaeth, gallai hyn gynnwys gwybodaeth ddyfais (gan roi natur y ddyfais a/neu ddynodwyr), gwybodaeth log (gan gynnwys cyfeiriad IP), gwybodaeth lleoliad (ac o bosibl, sut mae’r lleoliad hwn yn cael ei gasglu/ei dybio), gwybodaeth synhwyrydd dyfais, y safle blaenorol yr ymwelwyd ag ef, y math o borwr a/neu’r System Weithredu ac unrhyw ryngweithio â negeseuon e-bost];
[Gwybodaeth o ffynonellau eraill, a allai gynnwys cyfeirio neu raglenni argymell /neu ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd];
[Gwybodaeth o gwcis neu dechnolegau tebyg (yn cynnwys codau mewn-ap) (p’un ai yw’n sesiwn neu’n barhaus), a allai gynnwys mewngofnodi/dilysu hanfodol neu lywio, ymarferoldeb (gosodiadau cofio), perfformiad a dadansoddeg (yn cynnwys data ymddygiad defnyddwyr), hysbysebu neu ail-dargedu data ac unrhyw feddalwedd trydydd parti a wasanaethir i ddefnyddwyr];
[Natur unrhyw gyfathrebiadau allanol gyda defnyddwyr y wefan, gan gynnwys data e-bost, ffôn (llais) a ffôn (testun).
Cydymffurfio â chyfraith diogelu data
Bydd Un Llais Cymru yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data. Dywed hyn fod yn rhaid i ddata personol sydd gennym amdanoch fod yn:
cael ei ddefnyddio’n gyfreithlon, yn deg ac mewn ffordd dryloyw.
cael ei gasglu at ddibenion dilys a esboniwyd yn glir i chi a ddim yn cael ei ddefnyddio mewn unrhyw ffordd sy’n anghydnaws â’r dibenion hynny.
yn berthnasol i’r dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt ac yn gyfyngedig i’r rheiny yn unig.
yn gywir ac yn cael ei gadw’n gyfredol.
cael ei gadw a’i ddinistrio’n diogel gan gynnwys sicrhau bod technegau priodol a mesurau diogelwch ar waith i ddiogelu eich data personol er mwyn ei wrachod rhag cael ei golli, ei gamddefnyddio, ei gyrchu heb awdurdod a’i ddatgelu.
Defnydd o ddata personol
Rydym yn defnyddio eich data personol at rai neu bob un or dibenion canlynol:
i ddarparu gwasanaethau, sy’n cynnwys deall eich anghenion, i ddarparu’r gwasanaethau yr ydych yn gofyn amdanynt ac i ddeall yr hyn y gallwn ei wneud i chi ac i roi gwybod i chi am wasanaethau perthnasol eraill.
i gadarnhau pwy ydych er mwyn darparu rhai gwasanaethau
i gysylltu â chi drwy’r post, e-bost, dros y ffôn neu drwy ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol (gan gynnwys Twitter, Facebook, WhatsApp)
i’n helpu i greu darlun o sut rydym yn perfformio
[i atal a chanfod twyll a llygredd wrth ddefnyddio arian cyhoeddus a, lle bo angen, ar gyfer swyddogaethau gorfodi’r gyfraith;]
[i’n galluogi i fodloni’r holl rwymedigaethau a phwerau cyfreithiol a statudol gan gynnwys unrhyw swyddogaethau dirprwyedig;]
i gyflawni gweithdrefnau diogelu cynhwysfawr (yn cynnwys diwydrwydd dyladwy a thrin cwynion) yn unol ag arfer diogelu gorau o dro i dro gyda’r nod o sicrhau bod pob plentyn ac oedolyn sydd mewn perygl yn cael amgylcheddau diogel ac yn gyffredinol yn ôl yr angen i ddiogelu unigolion rhag niwed neu anaf;
hyrwyddo buddiannau Un Llais Cymru
i gynnal ein cyfrifon a’n cofnodion ein hunain
i geisio eich barn, safbwyntiau neu sylwadau
i roi gwybod i chi am newidiadau i’n gweithgareddau, gwasanaethau, digwyddiadau, staff a deiliaid swydd
i anfon gohebiaeth atoch yr ydych wedi gofyn amdani ac allai fod o ddiddordeb i chi (gall hyn gynnwys gwybodaeth am ymgyrchoedd, apeliadau, prosiectau neu fentrau newydd eraill)
prosesu trafodion ariannol perthnasol gan gynnwys grantiau a thaliadau am nwyddau a gwasanaethau a gyflenwir
caniatáu dadansoddiad ystadegol o ddata fel y gallwn gynllunio darpariaeth gwasanaethau.
[Gall ein prosesu hefyd gynnwys defnyddio systemau teledu cylch cyfyng ar gyfer atal ac erlyn trosedd.]
Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?
Mae Un Llais Cymru yn sefydliad sy’n gweithio i gefnogi cynghorau cymuned a thref ledled Cymru. Mae’r rhan fwyaf o’ch data personol yn cael ei brosesu mewn ffordd sy’n cydymffurfio â gofynion ein haelod-gynghorau. Weithiau mae angen prosesu data personol pobl sy’n defnyddio gwasanaethau Un Llais Cymru. Byddwn bob amser yn ystyried eich buddiannau a’ch hawliau. Mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn nodi eich hawliau a rhwymedigaethau Un Llais Cymru i chi yn fanwl.
[Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn prosesu data personol os yw’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad, ac i fynd i gontract gyda chi, neu i gymryd camau i ymrwymo i gontract.]
Weithiau mae angen eich caniatâd i ddefnyddio eich data personol. Byddwn yn gyntaf yn gofyn am eich caniatâd i’r defnydd hwnnw.
Rhannu eich data personol
Bydd Un Llais Cymru yn rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith i ddiogelu eich data personol. Mae’r adran hon o’r Polisi Preifatrwydd yn rhoi gwybodaeth am y trydydd partïon y bydd Un Llais Cymru yn rhannau eich data personol â nhw. Mae gan y trydydd partïon hyn hefyd rwymedigaeth i roi mesurau diogelwch priodol ar waith a byddant yn atebol i chi yn uniongyrchol am y modd y maent yn prosesu ac yn diogelu eich data personol. Mae’n debygol y byddwn angen rhannu eich data gyda rhai neu bob un o’+r canlynol (ond dim ond pan mae’n angenrheidiol):
ein hasiantau, cyflenwyr a chontractwyr – er enghraifft, efallai y byddwn yn gofyn i ddarparwr masnachol gyhoeddi neu ddosbarthu cylchlythyrau ar ein rhan, neu gynnal ein meddalwedd cronfa ddata.
ar adegau, Llywodraeth Cymru, awdurdodau leol, aelod-gynghorau, sefydliadau neu gyrff eraill yr ydym yn cyflenwi cynlluniau ar y cyd â nhw, contractwyr neu asiantaethau gwirio credyd.
Am ba mor hir rydym yn cadw eich data personol?
Byddwn yn cadw rhai cofnodion yn barhaol os oes gofyniad cyfreithiol arnom i wneud hynny. Efallai y byddwn yn cadw rhai cofnodion eraill am gyfnod estynedig o amser. Er enghraifft, yr arfer gorau ar hyn o bryd yw cadw cofnodion ariannol am isafswm o 8 mlynedd ar gyfer archwiliadau CThEF neu ddarparu gwybodaeth treth. Caniateir i Un Llais Cymru gadw data er mwyn amddiffyn neu fynd ar drywydd hawliadau, ac mewn rhai achosion mae’r gyfraith yn gosod terfyn amser ar gyfer hawliadau o’r fath. Byddwn yn cadw rhywfaint o ddata personol at y diben hwn cyhyd ag y credwn ei fod yn angenrheidiol gallu amddiffyn neu fynd ar drywydd hawliad. Yn gyffredinol, byddwn yn ymdrechu i gadw data dim ond cyhyd ag y bydd ei angen arnom. Mae hyn yn golygu y byddwn yn ei ddileu pan na fydd ei angen mwyach.
Eich hawliau a’ch data personol
Mae gennych yr hawliau canlynol o ran eich data personol:
(Wrth arfer unrhyw un o’r hawliau a restrir isod, er mwyn prosesu eich cais, efallai y bydd angen i ni wirio eich hunaniaeth er eich diogelwch. Mewn achosion o’r fath, bydd angen i chi ymateb gyda phrawf adnabod cyn y gallwch arfer yr hawliau hyn.)
Yr hawl i gael mynediad at ddata personol sydd gennym amdanoch chi
Yr hawl i gywiro a diweddaru’r data personol sydd gennym amdanoch
Yr hawl i gael eich data personol wedi’i ddileu
Yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol neu ei gyfyngu i ddibenion personol yn unig
Yr hawl i gludo’r data
Yr hawl i dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg i brosesu data y cafwyd cydsyniad iddo
Yr hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar 0303 123 1113 neu drwy e-bost yn https://ico.org.uk/global/contact-us/email/ neu yn y cyfeiriad Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF.
Trosglwyddo Data Dramor
Bydd unrhyw ddata personol a drosglwyddir i wledydd neu diriogaethau y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) ddim ond yn cael eu gosod ar systemau sy’n cydymffurfio â mesurau sy’n rhoi amddiffyniad cyfatebol i hawliau personol naill ai drwy gytundebau neu gontractau rhyngwladol a gymeradwyir gan yr Undeb Ewropeaidd. [Mae’n gwefan ni hefyd yn hygyrch o dramor felly weithiau gellir cyrchu rhywfaint o ddata personol (er enghraifft mewn cylchlythyr) o dramor.
Prosesu pellach
Os ydym yn dymuno defnyddio eich data personol at ddiben newydd, nad yw wedi’i gynnwys yn y Polisi Preifatrwydd hwn, yna byddwn yn rhoi Hysbysiad Preifatrwydd i chi yn esbonio’r defnydd newydd cyn dechrau prosesu a nodi’r dibenion perthnasol a’r amodau prosesu. Lle a phryd bynnag y bydd angen gwneud hynny, byddwn yn gofyn am eich caniatâd ymlaen llaw i’r prosesu newydd.
Newidiadau i’r polisi hwn
Rydym yn adolygu’r Polisi Preifatrwydd hwn a’r Hysbysiadau Preifatrwydd yn rheolaidd, a byddwn yn rhoi unrhyw ddiweddariadau ar wefan Un Llais Cymru – https://www.unllaiscymru.cymru
Manylion Cyswllt
Cysylltwch ag Un Llais Cymru os oes gennych unrhyw gwestiynau am y Polisi Preifatrwydd hwn neu’r data personol sydd gennym amdanoch chi, neu i arfer yr holl hawliau perthnasol, ymholiadau neu gwynion.
Cyfeiriad gohebiaeth yw:
Un Llais Cymru
24c Stryd y Coleg,
Rhydaman,
Sir Gaerfyrddin,
SA18 3AF
Ebost: [email protected]